Hoicシステム

保育ICT

2021.06.18

• 業界最安値の価格で園の負担を軽減
• 万全のサポート体制・改善や新機能開発
• セキュリティ対策

Hoicシステムのポイントは？

【評判・口コミ】

Hoic（ホイック）を実際に導入した園の声を、ホームページの活用事例より抜粋します。

「導入当初は抵抗の合った年配の先生方も今では慣れて使いこなしており反応は上々です。」

年配の先生方は紙媒体からデジタル媒体へ移行することに、消極的な場合もあります。そのようなパソコン操作に不慣れな方でも使いこなせるシステムだと導入しやすいですね。

「保育士たちは午睡の時間にタブレットにて連絡帳への入力をしたりと時間と場所にとらわれないで仕事ができるようになったと評判が良いです。」

保育士にとって、時間や場所をとらわれず仕事ができるようになった点が最も導入して良かったと思うメリットではないでしょうか。事務作業が省ける分、園児との関わりに力を注げるので効率的な働き方になっています。

「登園・降園時のメール送信はとても好評をいただいております。」

「操作が簡単で使い勝手が良いとのお声を頂いております。」

保護者にとっても便利で使い勝手の良いシステムであれば、施設に対してもいい評判になります。双方のメリットがあればより良い教育の場を提供することができ、いい関係性を築き上げていくことができます。

【特徴】

「Hoic」は株式会社エクシオジャパンHoicシステム事業部により運営されています。保育士の事務作業負担を減らし、子どもと向き合う時間を増やすことで保育の質の向上を図る目的でリリースされました。「パソコン操作に不慣れな方でも簡単に、分かりやすく」をコンセプトとし、現場の保育士の声を聞きながら必要な機能を選び抜いたシステムを目指しています。また保育システム業界最安値、保育システム比較ランキングサイト第一位を誇っています。

○業界最安値のリーズナブルな価格で園の負担を軽減

他のシステムに比べて、安い価格設定且つ全ての機能が使える点が魅力的です。月額の使用料が少ないので、年間の支払いコストパフォーマンスに優れています。ただ基本契約期間は2年間となっています。またカードリーダーを１台（24,000円~80,000円＋税）、ICカード（400円~1,000円＋税）を購入する必要があるので、初期費用は別途かかります。他社では、それぞれの機能に価格設定がありますがHoicにはありません。施設によって必要な機能は変わってくる場合もありますが、全ての機能を使えて、安いHoicのシステムの方が導入しやすいといえます。Hoicのシステムは機能や使いやすさの向上のため、開発チームが常に改善改修、新機能開発を行っています。

○安心のサポート体制

Hoicは保育の事業主、オーナー、保育士をはじめとする現場の声から生まれたシステムです。保育士がストレスなく操作できるように設計されています。保育士の事務作業負担を減らすために開発されたシステムですが、実際に現場の声を聞いてシステム内容をアップデートをしているとのことです。開発後も改善や新機能開発をしている点が企業努力を感じます。もしマニュアルを読んでも解決しない場合は、電話やメールで随時対応してくれます。希望がある場合には、別途費用がかかりますが直接訪問の上案内してもらうことも可能です。さらにICT導入に各種補助金・助成金を利用したい場合、オンラインでも相談できます。補助金の申請に負担を感じる園のオーナーは多いので、相談できるサポート体制は素晴らしいですね。

○使いやすいと保護者にも評判

急な体調不良での遅刻・欠席、預かり保育などの電話連絡は不要で、24時間いつでもHoicのシステム上で連絡・管理ができます。また連絡帳の機能では、保育士と保護者がLINEのように手軽にやり取りが出来るので忙しい家庭でも連絡がスムーズにとれます。登・降園の際にはICカードをタッチするだけで時間管理される点も好評です。以前は登園時も降園時も「通過しました」という内容のメールが保護者に送信されていましたが、現場の声を聞いて登園時は「登園しました。」、降園時は「降園しました。」と送られる内容が変わりました。保護者の意見に耳を傾けてくれるシステムで開発後も改良をしています。

• 園児情報の管理

保育園別に園児情報を確認することができます。また、入園年度や、保護者からの連絡があるものなど、様々な条件で検索することができます。園児及び保護者の情報を登録、管理することができます。また保護者への連絡帳、お知らせ、登降園情報、請求設定を簡単に確認することができ、保護者からの提出物書類も管理することができます。また、兄妹の一括管理に対応しているため、保護者の情報を重複して入力する必要がありません。このように園児に関連する情報へ同画面で移動可能となっているため、業務の効率を大幅に短縮することができます。園児の登・降園の記録管理は、保護者にICカードリーダーにタッチしてもらうだけです。タブレットなどでの操作が不要で、登・降園の際、急いでいる保護者でもスムーズに記録いただけます。カードリーダーのデータは自動的にHoicの登・降園管理に送信されます。園児の登・降園情報を一覧で確認することができ、園別、園児別にエクセル、CSV形式でのダウンロードが可能です。

• 保育料管理

Hoicでの保育料管理機能では次の①～⑤を全てシステム内で完結します。

①月・延長保育料、個別請求の設定　②請求内容の確認及び請求の確定　③請求書の発行　④入金管理　⑤領収書の発行

全て金額は自動計算されるため、ミス、モレの無い経理業務が可能です。確定した保育料については、園児別、クラス別などで請求書及び領収書を印刷することができます。請求のタイミングも園や施設に合わせて前払い・後払い・当月払いを自由に設定可能です。また、入金管理一覧表にて保護者の入金状況を一覧で管理することができます。

• 帳票管理

年案、月案、月案（障がい児）、週案、保育日誌、園日誌、個別発達記録、食育計画の項目に分けて園児情報と情報を連動させた各日誌を作成する事が可能です。作成した日誌は複製ができるため、書類業務の時間を大幅に削減することができます。また、各項目は園独自に書き換え、追加することが可能です。

園、施設内で起きた事故やヒヤリハット事案を記録することができます。記録は発生時期、種別、進捗などで検索することができ、指定の期間で集計並びに発生件数の比較を行うことができます。事故・ヒヤリハットいずれもエクセルで印刷をすることができ、スタッフ内で回覧、共有することが可能です。

• 行事予定管理

園の行事を登録、管理することができます。行事は月と週表示の2種類切り替えることができ、印刷することが可能です。また、定期的に行う行事は繰り返し予定として、一括登録することができるため、登録の手間を最小限にすることができます。登録した行事は、職員及び保護者のマイページに表示されますが、表示する内容は、管理画面で公開範囲を限定することができるようになっています。

• 給食管理・給食日誌

日々の給食の献立及び検食結果を記録することができます。給食日誌は複製することができ、予定食数なども該当日の登園園児情報から自動で読み込まれるため、日誌作成の時間を大幅に短縮することができます。また、作成した給食日誌の献立は検食簿に自動反映されます。検食簿には写真を任意で登録することができます。

• 保育要録作成機能

園の基本情報で登録された種別に基づき、園児毎の要録を作成することができます。園児情報や最終年度の重点、教育日数などはHoicに登録された情報に基づいて自動反映されるため、最小限の入力で要録を完成させることができるようになっています。

• 職員・勤怠管理

園別に職員情報を確認することができます。また、雇用形態や、社員名などで検索をすることができます。職員情報では、役職、資格、雇用区分、業務種別（企業主導型保育園のみ）などが登録でき、登録した情報に基づいてシフトにおける保育士指数が自動計算されます。また、職員マイページへの連絡、書類管理を同画面で管理することが可能です。編集画面ではその日登園する園児数、必要保育士人数に対し、現状何名不足しているかが一目でわかるようになっています。職員の出退勤の記録管理は、職員にICカードリーダーにタッチするだけです。タブレットなどでの操作が不要で、カードリーダーのデータは自動的にHoicの出退勤管理に送信されます。指定した条件や、職員別に出退勤情報を一覧で確認することができ、園別、職員別にエクセル、CSV形式でのダウンロードが可能です。

• お知らせ配信機能

園全体での連絡事項を伝達できるページがあり、閲覧状況よりきちんと読まれているかを確認することができます。また保護者側がログイン時に日本語、英語、中国語（簡体字）の3種類からお選びいただけるようになっています。日本語が母国語でない保護者の負担を軽減し、園側との意思疎通をスムーズにできます。

• 連絡帳

連絡帳の機能は、保護者と施設側が日々の様子や相談ごとのやりとりができるツリー式になっています。また体調不良などで急遽お休みをする場合や、遅刻、早退、保育予約などの連絡をすることができます。電話連絡が不要になるので双方にとって負担が減ります。

• アンケート機能

園の保育サービス向上のために、施設はアンケートを保護者にとります。しかし従来の紙面では回収できなかったり集計に時間がかかったり大変労力を割く業務でした。アンケートは多様な質問に対応することができ、また保護者の回答は自動集計されグラフ化することが可能です。

機能一覧

セキュリティについて

Hoicの公式サイトによると、クラウド上でシステムの更新を行われているとあります。また個人情報の登録や送受信をする際、暗号化によるデータ通信SSL（Secure Socket Layer）を利用することで、不正アクセスをブロックし、大切なデータを安全に運用できるようにセキュリティ面での配慮もしっかりとされています。

料金プランは？

Hoicシステム利用料

1保育園あたり
¥7,500/月
(税込8,250円)

メンバー数：無制限

機能：すべてご利用いただけます
※バスどこ、お散歩位置システムはオプション料金

編集部よりコメント

Hoicは保育システム業界最安値という点が最も魅力的です。他社のシステムと比べてみても機能に劣っている点はなく、非常にコストパフィーマンスが優秀です。ただ初期導入の際に機器やICカードを購入する必要があります。その点Hoicでは、ICT機器を導入する際の補助金等の相談にも乗ってくれるので安心して任せることができます。さらに一度お試しで使って検討したいという施設側の意見にも寄り添ってくれており、デモを使用することができます。導入後のサポート体制も手厚く、電話やメールで相談することができるので安心です。

個人的にはホームページの各コンテンツの記載が細かい詳細まであるので信頼感につながりました。中でも導入事例では複数の施設側の意見や感想が記載されており、検討する際に実際の声を見ることができます。またお知らせでは最新のアップデート情報や保育のお役立てコンテンツを紹介しています。開発後も改善・新機能開発に力を入れている様子が伺えます。

WEL-KIDS

チャッピー